ショップ用予約フォーム入力方法
目次
新規追加とグループ追加の違い
予約の追加は、新規追加とグループ追加の2種類の方法があります。
新規追加 | 新たに予約を追加する方法です。 |
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グループ 追加 |
すでに受け付けている予約に、新しいゲストや参加日を 追加する方法です。 |
新規追加の方法
①「予約台帳」へ移動
②「+新規登録する」をクリック
右上に表示されている「+新規登録する」ボタンから予約フォームへ移動します。
「ゲスト」を選択すると、お客様用の予約フォームに進みます。
ゲスト以外の予約入力に関しては、以下よりそれぞれのページでご確認ください。
・時間予約フォーム入力方法
・宿泊予約フォーム入力方法
・乗り合い予約フォーム入力方法
「追加する予約」選択画面の表示・非表示
ゲスト以外の項目(時間予約・宿泊・乗り合い)を選択するための画面は、「ショップ基本設定」ページの基本設定でそれぞれの設定を「有効」にしている場合にのみ表示されます。
非表示にしたい場合は、「ショップ基本設定」ページで「無効」に設定してください。
③「予約フォーム」より入力
「ゲスト」を選択すると、お客様からの予約時と同じような予約フォームが表示されますが、「予約媒体」の選択は、ショップ様用の画面のみに表示され、ゲスト用の予約フォームには表示されない項目です。
さらに、ショップ様用の予約フォームでは、「○」「△」「×」など、空き状況の表示がなく、予約枠に影響されず予約の追加が可能なほか、最大半年まで過去にさかのぼって予約を追加することが可能です。
ゲスト用予約フォームと同様に、他のコースを追加する場合は「コースを追加する」ボタンをクリックし、追加せず予約を進める場合は「ご予約コースの確定」ボタンをクリックします。
コースを追加して予約を行う場合の方法は「ゲスト用予約フォーム入力方法」で紹介しています。
「ご予約コースの確定」ボタンをクリックすると、以下のような画面に進みます。
上の画面でさらに「ご予約コースの確定」ボタンをクリックして進むと、現在選択している予約内容の変更や取り消しが行えなくなります。
表示内容を確認し、コース・メニュー・人数・参加日に誤りがある場合、「変更する」ボタンから予約内容の変更を行うか、「取り消す」ボタンで予約を取り消して再度入力を行なってください。
参加コースをクリックして選択し、「代表者情報を入力する」ボタンで顧客情報の入力に進んでください。
ショップ用予約フォームの顧客情報の入力項目は「フォーム項目選択」で選択いただいている項目が表示されますが、必須・任意の設定には影響されず、お名前以外は任意の状態となっています。
必須項目が少ないため、お名前の入力があれば、その他は空欄でも予約可能です。
お名前は、姓・名いずれかのお名前またはカナの内、最低1箇所が入力されていれば予約可能です。
リピーター様など、すでに顧客名簿に登録があれば、簡易的に入力・予約後、名簿連携をおこなうことで、かんたんに詳細情報や利用履歴をリンクさせることができます。
同行者がいる場合は、コース・メニュー選択画面と顧客情報入力画面を人数分繰り返し、すべて入力後「予約情報を確認する」ボタンをクリックすると、確認画面に移動します。
名簿登録されているお客様の場合
顧客名簿に登録されているお客様の場合、登録されている顧客情報を予約時に呼び出すことができます。
お名前の入力欄のすぐ上にある「顧客情報を検索する」ボタンから検索し、該当の顧客を選択してください。
予約時に入力する余裕がない場合、簡易的に入力して、予約後に改めて顧客名簿と連携することも可能です。
同行者がいる場合は、コース・メニュー選択画面と顧客情報入力画面を人数分繰り返し、すべて入力後「予約情報を確認する」ボタンをクリックすると、確認画面に移動します。
同行者の情報入力はスキップすることも可能です。
「同行者情報入力をスキップする」ボタンをクリックすると、同行者名は「(代表者姓)様同行者(数字連番)」という名前が自動で入力されます。
確認画面では、お名前・参加コース・メニュー・参加日を確認いただき「上記内容で予約する」ボタンをクリックすると予約が確定し、予約台帳の画面に移動します。
この時、「変更」ボタンをクリックすると、顧客情報の変更が行えますが、先に確定している、参加コース・メニュー・参加日は変更できないので、こちらを変更希望の場合は予約のやり直しが必要です。
予約フォーム入力時の注意点
予約フォームの入力を途中でやめてしまうと、次回予約入力を行う際「+新規登録する」ボタンをクリックして開いた予約フォームに、途中まで入力した情報が表示されることがあります。
何らかの原因で途中になってしまった場合に、続きから始められるように、このような仕様になっています。
不要の場合ブラウザのアドレスバーのところに表示されている「更新」ボタンをクリックしていただくことで、更新(リロード)により、残っていた情報が削除されます。
また、以下の方法に該当する場合、エラー画面が表示され、入力のやり直しが必要になる場合があります。
・ブラウザのもどる・すすむを繰り返しクリックした場合
・長時間画面を開いたままにした場合
・別の画面でもOKABANを開きながら入力を行なった場合
予約フォームの項目名に英語表記を追加
OKABANの予約フォームに表示される項目は、通常日本語表記のみですが、
設定>「ショップ基本設定」ページの「英語項目名使用」を有効にしている場合のみ、英語の項目名を追加で表示できます。
グループ追加の方法
①「予約台帳」へ移動
②「グループ」の項目をクリック
予約グループのページへ移動します。
③「+グループに予約を追加する」をクリック
右上に表示されている「+グループに予約を追加する」ボタンから予約フォームへ移動します。
④「予約フォーム」より入力
予約フォームの画面はゲストからの予約時と同じように表示されますが、必須項目が少なく、参加コース・メニュー・参加人数・参加日・お名前の入力があれば、その他は空欄でも予約可能です。
リピーターであれば既に登録されている顧客名簿と連携し、カンタンに詳細情報や利用履歴をリンクさせることができます。
顧客名簿からの予約入力
①「顧客名簿」へ移動
②顧客を検索
氏名・電話番号・メールアドレスの一部などを入力し、検索ボタンをクリックして検索してください。
③「追加する」をクリック
予約を追加したいゲストの「予約の追加」欄の「追加する」という文字をクリックすると、予約フォームが開かれます。
④「予約フォーム」より入力
予約台帳からの予約と同様に、予約フォームで参加コース・メニュー・参加日を選択します。
代表者情報は顧客名簿の情報が反映し、予約完了時点で「名簿連携」が済んでいる状態となります。
同行者がいる場合は、台帳の予約と同様に予約後に名簿連携が必要です。
個別の顧客名簿からも予約が可能
上記では一覧から予約を追加していますが、個別の顧客名簿を開いた状態からも予約の追加は可能です。
一覧だけで顧客の絞り込みができない場合は、個別のページを開き、情報を確認のうえ「+予約を追加する」ボタンから予約を行なってください。
予約枠の注意
予約台帳や顧客名簿からの予約は「予約枠」を増枠して受付可能です
スタッフの方がご入力いただく予約のため、予約枠を自動で増枠して受付できるようになっています。
「予約枠」増枠時の注意
同日の予約にキャンセルが出た場合、予約枠は増枠されたままとなりますので、人数を減らす必要がある場合は、キャンセル発生時に「予約枠」にて調整をおこなってください。