チェックインと名簿連携
目次
チェックインとは
OKABANにはチェックイン機能が備わっており、予約情報を反映することで、ゲストは申込書の記入作業を、スマホで簡単におこなえるようになります。
ペーパーレスでコストの削減になるだけでなく、顧客情報に紐付けることで、様々な作業の簡素化が可能です。
名簿連携は手動でも行なえますが、チェックイン機能を利用することで自動で名簿に連携されます。
さらに、チェックイン時に予約ステータスが自動で「実施済」に変更されるため、顧客名簿の来店回数にも反映されるようになります。
名簿連携の役割
名簿連携を行なうことで以下のことが可能になります。
①登録名（氏名・カナ）による顧客検索
②利用履歴の紐付け
③メール配信
名簿連携ができていないと、上のどの機能も活用することができません。
入力された顧客情報と、すでに顧客名簿に登録されている情報と「姓名」「電話番号」が一致している場合、以下タイミングで自動で名簿連携が行なわれます。
・新規予約時
・予約の編集時
・チェックイン時
姓名や電話番号のどちらか一つでも誤りや変更があった場合、同じ顧客名簿への自動連携が行われないため、手動で名簿連携が必要です。ご注意ください。
チェックイン時の名簿連携の注意点
チェックイン完了時、一致する名簿情報が確認できない場合、自動で名簿の新規登録を行ないます。
すでに名簿に登録がある情報の場合は、既存の名簿と連携されます。
リピーター様の場合、チェックイン前に名簿連携がされていると、チェックイン時の入力が楽になります。
手動で名簿連携を行なう場合
①名簿連携欄の「未連携」をクリック
TOPのページの「新規予約一覧」には、直近に受け付けた予約のみが表示され、「予約台帳」には当日の全ての予約が表示されます。
名簿連携はどちらの画面からも行なえます。
②名簿連携をおこなう
（1）リピーターの場合はリストから選択で連携完了
（2）来店済みのはずが（1）のリストに出ない場合は検索して選択で連携完了
（3）初来店の場合は「新規登録する」をクリック（チェックイン時で良ければ不要）
（3）の「新規登録する」の場合のみ、上のような登録画面が表示されるので「保存する」をクリックで連携完了
複数日予約の名簿連携
同時に予約されたものであれば複数日であっても一度の作業でまとめて連携可能です。
名簿連携の解除方法
まちがって名簿連携をしてしまった場合は、下記の方法で連携を解除してください。
①予約台帳の「名簿連携」欄の文字をクリック
②「解除する」ボタンをクリック
ゲストにチェックインをお願いする
①チェックイン欄のピンクのマークをクリック
チェックインのためのQRコードが表示されます。
②QRコードを読み込む
（1）ゲストのスマホでQRコードを読み込んでいただきます。
（2）スマホをお持ちでないなど、読み込んでもらえない場合は「このまま入力」からスタッフが持っている端末に入力をお願いします。
③お名前を確認
④空欄を入力してもらう
予約情報（または連携されている名簿情報）が反映されているので、誤りがないか見ていただき、空欄を入力していただく。
⑤「チェックイン確認事項」を読んでもらう
⑥「上記情報に相違ないことを確認のうえ参加します」ボタンをクリック
項目は全て必須のため、入力漏れがあると完了することはできません。
エラーが表示されるので、入力いただいて再度ボタンをクリックしてください。
下のような完了画面が表示されたらチェックイン完了です。
チェックインの項目の設定
設定＞チェックインでチェックイン画面に表示する項目や入力の必須・任意などをカテゴリーごとにカスタマイズできます。
チェックインが完了すると、予約台帳の一覧のチェックイン欄もピンクからグリーンにマークが変更されます。
もしも変わっていなかったら一度リロード（更新）してみてください。
予約情報更新の注意
名簿連携をおこなうことで、リピーターの予約情報はチェックインの都度上書きされます。
チェックイン機能を利用せず名簿の更新を行ないたい場合は、顧客名簿の編集などでスタッフ様で入力が必要になります。