予約台帳の種類と使い方

予約を受付（または入力）すると、予約台帳に反映されます。
予約台帳で確認できること、見方や機能について紹介します。

①月表示を選択

予約台帳の表示は、日・週・月の3つに切り替えられます。

②表示したい月を選択

「＜」で前月、「＞」で翌月の予約を表示できます。
年月をクリックし、月を選択して移動することも可能です。

③予約の追加

「＋新規登録する」ボタンをクリックすると、予約を追加できます。
予約方法は「予約受付」で紹介しています。

④予約の検索

「検索する」ボタンをクリックすると、予約内容を検索できます。
検索方法は「予約の検索方法」で紹介しています。

⑤各日の予約数

各日の予約総数とカテゴリー毎の累計が表示されており、クリックすると選択した日の日表示の予約台帳に移動します。
土日祝日は日付の文字色がピンクで表示されています。
パソコン表示では、予約中・リクエスト予約は○が表示され、キャンセル・中止の予約は○で表示されません。
リクエスト予約のみ○が赤枠で囲まれて表示され、予約ステータスを変更すると赤枠が消えます。

⑥メモ

メモマークをクリックすると、メモを入力するための画面が表示され、入力・保存した内容が予約台帳に表示されるようになります。

①週表示を選択

予約台帳の表示は、日・週・月の3つに切り替えられます。

②表示したい週を選択

「＜」で前週、「＞」で翌週の予約を表示できます。
年月日をクリックし、希望の日付を選択して移動することも可能です。

③予約の追加

「＋新規登録する」ボタンをクリックすると、予約を追加できます。
予約方法は「予約受付」で紹介しています。

④予約の検索

「検索する」ボタンをクリックすると、予約内容を検索できます。
検索方法は「予約の検索方法」で紹介しています。

⑤各日の予約数

上部に各日の予約総数、下部カテゴリー毎の一覧が表示されており、クリックすると選択した日の日表示の予約台帳に移動します。
予約リクエストの場合のみ、赤いバッヂが表示されます。
キャンセル・中止の方は表示されません。

⑥メモ

メモマークをクリックすると、メモを入力するための画面が表示され、入力・保存した内容が予約台帳に表示されるようになります。

①日表示を選択

予約台帳を開くと、基本的には閲覧当日の日表示が現れます。
他の予約台帳の画面からは、日・週・月の切り替えボタンや、画面上で日付を選択するなどの方法で日表示に切り替えられます。

②編集したい日を選択

「＜」で前日、「＞」で翌日の予約を表示できます。
年月日をクリックし、希望の日付を選択して移動することも可能です。

③予約の追加

「＋新規登録する」ボタンをクリックすると、予約を追加できます。
予約方法は「予約受付」で紹介しています。

④予約の検索

「検索する」ボタンをクリックすると、予約内容を検索できます。
検索方法は「予約の検索方法」で紹介しています。

⑤メモ

メモマークをクリックすると、メモを入力するための画面が表示され、入力・保存した内容が予約台帳に表示されるようになります。

⑥一括編集ボタン

日表示の各タブには、複数名を一括で編集できる項目があります。
使い方の詳細は「一括編集の方法」で紹介しています。

⑦並び替え

ALL・カスタムタブの「グループ」や「カテゴリー」、グループ表示画面の「予約日」などは、項目名の右にある▲のマークをクリックすると、昇順・降順に並べ替えが可能です。

⑧画面の切り替え

予約台帳の日表示は、「ALL」・「チーム」・「送迎」・「レンタル」・「時間予約」・「乗船名簿」の6つのタブに切り替えられ、チーム・送迎振り分け、乗船名簿の自動作成など、タブごとにタイトルに適した機能が備えられています。

また、「送迎」・「時間予約」・「乗船名簿」の3つのタブのみ、「ショップ」ページの基本設定で、表示・非表示の設定変更が可能になっておりますので、ご希望に合わせて設定を変更してください。

それぞれのタブで何ができるのかを、以下で説明していきます。

①氏名

名簿連携が済んでいると青字になり、クリックすると「顧客名簿」にリンクします。

②グループ

予約グループは「代表者名（性）G」と表示され、背景色が同じ色で並びます。
文字をクリックすると選択した予約グループの予約状況を確認できます。
予約グループを選択するとその「グループ内に予約を追加」することが可能になります。

③変更

鉛筆マークをクリックすると予約情報を変更するためのウィンドウが開き、情報の変更・保存・削除ができます。
予約の削除を行った場合、削除されたデータを元に戻すことはできませんのでご注意ください。

④ステータス

予約受付時は「予約中」または「予約リクエスト」と表示されています。
「予約リクエスト」について詳しくは「予約枠」で紹介しています。

表示されている文字をクリックすると、ステータス変更のためのウィンドウが開き、予約中・予約リクエスト以外には、実施済み・キャンセル・中止というステータスに変更することができます。

ステータスがキャンセル・中止になっている予約は、台帳上で非表示となり、会計画面でも加算されなくなります。

ステータスの変更は、複数名を一括で編集することも可能です。
詳細は「一括編集の方法」で紹介しています。

⑤会計

会計機能付きのプランの場合、未精算・精算済など、支払い状況を確認できます。
文字をクリックすると「会計」画面に移動します。

⑥名簿連携・チェックイン

顧客名簿と連携することで、利用履歴を自動で保存できます。
名簿未連携の場合、チェックインを行うことで自動で名簿連携を行ないます。
「名簿連携・チェックイン」については別のページで詳しく紹介しています。

⑦宿泊

ショップ基本設定で「宿泊」を有効にしている場合のみ表示されます。
「あり」をクリックすると、宿泊の予約台帳に移動します。
設定方法について詳しくは「宿泊」で紹介しています。

⑧書式ダウンロード

お客様が書類をダウンロードされた場合、「ダウンロード済み」というグリーンのチェックマークが表示されます。
書類ダウンロードに関しては「書式ダウンロード[PDF]」で詳しく紹介しています。

⑨乗り合い予約

乗り合い予約がある場合、台帳の一番下に表示されます。
ゲスト予約と同様に、ステータスや鉛筆マークをクリックすると予約情報の変更が可能です。
カテゴリー欄には必要な準備物が、コース欄には人数の内訳が表示されています。

⑩キャンセル・中止も表示する

④でステータスを「キャンセル」または「中止」に変更すると予約台帳に表示されなくなります。
キャンセルになった予約を確認したい場合は、この「キャンセルも表示する」ボタンをクリックすると、予約情報が台帳に表示されます。
キャンセルの表示はページを移動すると無効となります。

日表示の「ALL・チーム・送迎・レンタル」タブには、「表示設定」ボタンが設置されており、項目の表示・非表示を変更できます。
ボタンをクリックすると以下のような画面が表示され、設定が可能です。

表示・非表示は項目をクリックすることで変更されます。
表示項目はチェックが入り青く表示され、非表示項目はチェックが外れ白く表示されます。
画面を閉じると設定した項目の表示が台帳に反映されます。

予約台帳上には、複数選択し、一括で編集できる項目がいくつかあります。
一括編集は以下の手順で行えます。

①変更したい顧客のチェックボックスをクリックする

選択されると画像のように、ボックスが青色になります。
再度クリックをすると、選択を解除できます。
一番上のチェックボックスをクリックすると、全員を選択することができます。

②「一括編集」ボタンをクリックする

「一括編集」ボタンをクリックすると、以下のようなウィンドウが開きます。

③編集したい項目をクリックする

④編集したい内容を選択する

上は「ステータス変更」のウィンドウですが、③で選択している項目によって表示が異なります。
それぞれの画面で編集したい内容を選択すると、ウィンドウが閉じられ、台帳に編集が反映されます。

編集を中止したい場合は、右上の「×」ボタンもしくは、編集ウィンドウの枠外をクリックすると編集画面が閉じます。

予約グループの統合機能により、別々で入った予約のグループを画面上で統合することが可能です。
グループの統合方法は以下になります。

①対象ゲストにチェックを入れて、「一括編集」ボタンをクリック

チェックはグループ全員でも、各グループごとに1人ずつでも「グループ」の統合機能のため、同じグループの方は一緒に統合されます。

②「グループ」→「統合グループに追加する」ボタンをクリック

右に表示されている「統合グループから解除する」ボタンを選択することで、こちらも「グループ単位」で統合したグループから解除し、元の状態に戻すことが可能です。

選択が完了すると、元のグループ名の前に「統（数字）/」が表示されます。
元にどなたが同じグループだったのか、どのグループを統合したのかがわかるようになっています。

予約台帳の「日・週・月」表示にはそれぞれ、予約を検索するための「検索する」ボタンが設置されています。
予約の検索により、以下のことが可能になります。

・お客様の予約日の確認
・電話番号・メールアドレスなどの情報からお客様の特定

検索方法について、詳しく紹介していきます。

「検索する」ボタンをクリックすると上のような画面が表示されます。
いずれかの項目を入力、または選択することで検索が可能です。
2つ以上の項目を組み合わせて検索することで、より情報を絞り込むことが可能です。

参加日単位で検索結果が表示されるため、同じお客様が複数日予約をされている場合、予約内容に合わせて複数行表示されるようになっています。

予約ステータスが「キャンセル」や「中止」などの予約も、表示の対象になります。

「参加日」をクリックすると当日の予約台帳に移動し、「氏名」をクリックすると顧客名簿に移動します。

予約検索画面でも予約情報の「一括編集」が可能です。
複数日の予約を編集したい場合は、こちらの画面での操作が必要となります。

「カスタム」タブは、その名の通り、ショップ様ごとにカスタムしてご利用いただけるタブです。

「カスタム」タブの表示が有効になっている場合は、オレンジの枠のように一番左側に表示され、「ALL」タブは一番右側に表示されます。
「カスタム」タブの表示が無効になっている場合は、前項のように「ALL」タブが一番左側に表示されます。

「カスタム」タブの設定では、以下の3点の変更が可能です。

①「カスタム」タブの表示・非表示
②項目の並び順を変更
③項目の表示・非表示

これにより、ショップ様で確認したい項目だけを表示し、より重要度の高い項目を先頭に持ってくることが可能です。
設定方法については、設定＞「カスタムタブ」で紹介しています。

各チームのリストは、リストごとに開閉して表示が可能です。
チームの振り分けを行なっていない場合は「チーム未選択」のリストのみが表示されます。
リストに含まれるゲストの数と振り分けられたスタッフの数が（7＋0）のように表示されます。
チームの振り分け方法は以下になります。

①振り分けたいゲストにチェックを入れ、チーム・担当を選択する

クリックで左に青いチェックを入れ、「一括編集」ボタンをクリックすると、行動チーム・担当それぞれを選択するための別ウィンドウが開き、選択すると台帳の画面に戻ります。
チーム・担当の編集は、1名ずつでも複数名を一括で編集することも可能です。
詳細は「一括編集の方法」で紹介しています。

行動チームや担当の選択肢は「設定」で登録・変更が可能です。
乗り合いの予約もチーム分けが可能で、振り分けをおこなうと合計人数にもカウントされます。

②割り振りの変更

設定後はチーム名や担当名が表示され、変更したい内容の近くに表示される鉛筆マークをクリックすると選択内容が変更できます。
一括編集でも振り分けの変更を行うことは可能です。
詳細は「一括編集の方法」で紹介しています。

③予約内容の変更

「変更」欄からは、チームの割り振りではなく、予約内容の編集が可能です。

①車両または集合場所を選択する

「未選択」の文字をクリックすると、車両や集合場所を選択するための別ウィンドウが開き、選択すると台帳の画面に戻ります。
一括編集でも振り分けの変更を行うことは可能です。

②ドライバーを選択する

車両を選択すると、「ドライバー選択」という文字が表示され、クリックすると車両と同様にドライバーの設定画面が表示されます。
「ドライバー選択」は送迎「必要」を選択されているお客様の場合にのみ表示されます。
車両を選択しても送迎「不要」を選択しているお客様の場合は「ドライバー選択」が表示されません。

③送迎時間または集合時間を設定する

「選択」という文字をクリックすると、送迎時間・集合時間を設定する画面が表示されます。

④送迎の選択

送迎は「必要」「不要」「−（未選択）」の３種類で表示されます。
鉛筆マークをクリックすることで必要・不要の切替のほか、「不要」の表示をカスタマイズすることも可能です。

⑤予約内容の変更

「変更」欄からは、送迎の割り振りではなく、予約内容の編集が可能です。

⑥設定内容の変更

設定後は車両や集合場所、ドライバー、送迎・集合時間が表示され、設定項目やゲスト名の右にある「鉛筆マーク」をクリックすると内容の変更が行えます。
車両やドライバーなどの選択肢は、チームなどと同様に「設定」で登録・変更が可能です。
乗り合いの予約もチーム分けが可能で、振り分けをおこなうと合計人数にもカウントされます。

車両・時間の編集は、複数名を一括で編集することも可能です。
詳細は「一括編集の方法」で紹介しています。

レンタルのリストは各チームごとに開閉して表示が可能です。
チームの振り分けを行なっていない場合は「チーム未選択」のリストのみが表示されます。
チーム振り分け後にリスト名をクリックすることで、以下のような詳細が表示されます。

来店による接客や、学科講習、プール講習など、一日単位ではなく、時間単位で受け付けている「時間予約」の情報のみを表示します。

時間予約の設定は「時間予約」、予約の受付方法は「時間予約フォーム入力方法」で紹介しています。

「乗船名簿」画面は、何かを編集・追加するのではなく、船ごとの乗船状況を確認するための画面です。
「行動チーム」で乗船するチームを選択しているゲストの情報だけが表示され、乗船が不要なゲストの情報は表示されません。
乗船メモでは、乗船名簿に必要な顧客それぞれの情報を追記することが可能です。

「ショップ基本設定」で宿泊を「有効」にすると、予約台帳の月表示・週表示に宿泊予約の人数などが表示されるようになります。

リクエスト予約の場合、マリンメニューの予約と同様、月表示では赤枠、週表示では赤いバッヂが表示されます。
予約ステータスをリクエスト予約以外に変更すると赤い表示は非表示になります。

「宿泊」をクリックすると、画面上部に部屋割り済みの情報、画面下部に当月の宿泊予約情報の一覧が表示されます。
部屋割欄には、割り振り済みの場合は部屋名が、割り振りされていない場合は予約された部屋の数だけ「未選択」と表示されています。
「未選択」または割り振り済みの部屋名をクリックすると、割り振り画面が表示されます。

割り振り画面には、予約の部屋タイプと一致しており、該当の期間に未振り分けの部屋名が表示されます。
割り振りしたい部屋名をクリックすると台帳の表示に戻り、選択された内容が部屋割りに反映されます。
同期間に対象の部屋タイプで未振り分けの部屋が存在しない場合は部屋名が表示されず、「未選択」のみが表示されます。

予約一覧はステータスごとに「宿泊日」が早いものから上から順に表示されます。
ステータスの表示順は上の画像の通り、「予約中＞実施済＞予約リクエスト＞キャンセル＞中止」となっています。
予約リクエストの場合のみ、上部の部屋割り画面で赤いバッヂが表示され、ステータスを変更するとバッヂが消えます。
キャンセル・中止の表示は画面最下部のボタンをクリックすることで一覧の表示・非表示を切り替えられます。
ボタンで表示の切り替えができるのは「宿泊予約情報の一覧」のみで、「キャンセル・中止」の予約は部屋割り済であっても「部屋割り表示」には表示されません。

予約情報の詳細を確認、または編集したい場合、以下の2つから行えます。

・部屋割り画面の該当のお客様名をクリック
・予約一覧の「変更」欄の鉛筆マークをクリック

クリックすると以下のような画面を開きます。

開いた画面は情報の確認用画面となっており、右上の歯車マークから「編集する」をクリックすることで、予約情報の編集ができるようになります。

予約編集画面の下部の「予約情報を変更する」ボタンをクリックすることで、変更した情報を保存します。
「削除」ボタンをクリックすると予約の削除を行います。
削除した情報は元に戻せなくなります。ご注意ください。

マリンメニューの予約を合わせて受付している場合、「メニュー」欄に「あり」と表示され、宿泊のみの予約の場合は空欄となっています。
「あり」をクリックすると、該当の予約台帳へ移動します。