予約台帳の種類と使い方

目次

予約を受付(または入力)すると、予約台帳に反映されます。
予約台帳で確認できること、見方や機能について紹介します。

月表示

月表示のイメージ

①月表示を選択

予約台帳の表示は、日・週・月の3つに切り替えられます。

②表示したい月を選択

「<」で前月、「>」で翌月の予約を表示できます。

③予約の追加

「+新規登録する」ボタンをクリックすると、予約を追加できます。
予約方法は「予約受付」で紹介しています。

④各日の予約数

各日の予約総数とカテゴリー毎の累計が表示されており、クリックすると選択した日の日表示の予約台帳に移動します。

週表示

週表示のイメージ

①週表示を選択

予約台帳の表示は、日・週・月の3つに切り替えられます。

②表示したい週を選択

「<」で前週、「>」で翌週の予約を表示できます。

③予約の追加

「+新規登録する」ボタンをクリックすると、予約を追加できます。
予約方法は「予約受付」で紹介しています。

④各日の予約数

各日の予約総数とカテゴリー毎の累計が表示されており、クリックすると選択した日の日表示の予約台帳に移動します。

日表示

日表示のイメージ

①日表示を選択

予約台帳を開くと、基本的には閲覧当日の日表示が現れます。
他の予約台帳の画面からは、日・週・月の切り替えボタンや、画面上で日付を選択するなどの方法で日表示に切り替えられます。

②編集したい日を選択

「<」で前日、「>」で翌日の予約を表示できます。

③予約の追加

「+新規登録する」ボタンをクリックすると、予約を追加できます。
予約方法は「予約受付」で紹介しています。

④画面の切り替え

予約台帳の日表示は、「ALL」・「チーム」・「送迎」・「レンタル」・「乗船名簿」の5つに切り替えられ、予約の変更、チーム・送迎振り分け、名簿連携、チェックイン、乗船振り分けなど、多くのことをおこなえるようになります。
それぞれの画面で何ができるのかを、以下で説明していきます。

「ALL」画面でできること

「ALL」画面でできることのイメージ

①氏名

名簿連携が済んでいると青字になり、クリックすると「顧客名簿」にリンクします。

②グループ

予約グループ毎に番号が振られており、番号をクリックすると選択した予約グループの予約状況を確認できます。
予約グループを選択するとその「グループ内に予約を追加」することが可能になります。

③変更

鉛筆マークをクリックすると予約情報を変更するためのウィンドウが開き、情報の変更・保存ができます。

④ステータス

予約受付時は「予約中」または「予約リクエスト」と表示されています。
「予約リクエスト」について詳しくは「予約枠」で紹介しています。
表示されている文字をクリックすると、ステータス変更のためのウィンドウが開き、予約中以外には、実施済み・キャンセル・中止というステータスに変更することができます。

⑤会計

未精算・精算済など、支払い状況を確認できます。
文字をクリックすると「会計」画面に移動します。

⑥名簿連携・チェックイン

顧客名簿と連携することで、チェックインなどの機能を利用できるようになります。
名簿連携・チェックイン」については別のページで詳しく紹介しています。

⑦予約経路

フォームからの予約は自動的に「自社サイト」と表示されます。
初期に設定されている以外の項目は、登録・選択をすることで、予約経路を記録・判別することができます。
項目の追加・編集は設定の「予約経路」からおこなえます。

⑧レンタル器材

体験やシュノーケルなど、フルレンタルの場合は黒字で「有」と表示され、ファンダイブでレンタル有りの場合は青文字で表示され、文字をクリックするとレンタルの詳細情報が別ウィンドウに表示されます。
レンタルについては「レンタル」画面でできることで詳しく紹介しています。

⑨乗り合い予約

乗り合い予約がある場合、台帳の一番下に表示されます。
能登予約と同様に、ステータスや鉛筆マークをクリックすると予約情報の変更が可能です。
カテゴリー欄には必要な準備物が、コース欄には人数の内訳が表示されています。
ゲストの予約は削除できませんが、乗り合いの予約は削除もが可能です。

⑩キャンセルも表示する

④でステータスを「キャンセル」に変更すると予約台帳に表示されなくなります。
キャンセルになった予約を確認したい場合は、この「キャンセルも表示する」ボタンをクリックすると、予約情報が台帳に表示されます。
キャンセルの表示はページを移動すると無効となります。

「チーム」画面でできること

「チーム」画面でできることのイメージ

①未決定をクリックし、チーム・担当を選択する

「未決定」の文字をクリックすると、行動チーム・担当それぞれを選択するための別ウィンドウが開き、選択すると台帳の画面に戻ります。
行動チームや担当の選択肢は「設定」で登録・変更が可能です。
乗り合いの予約もチーム分けが可能で、振り分けをおこなうとチームの合計人数にもカウントされます。

②変更

設定後はチーム名や担当名が表示され、鉛筆マークをクリックすると選択内容の変更が可能です。

「送迎」画面でできること

「送迎」画面でできることのイメージ

①車両または集合場所を選択する

「未決定」の文字をクリックすると、車両や集合場所を選択するための別ウィンドウが開き、選択すると台帳の画面に戻ります。

②ドライバーを選択する

車両を選択すると、「ドライバー選択」という文字が表示され、クリックすると車両と同様にドライバーの設定画面が表示されます。
「ドライバー選択」は送迎「必要」を選択されているお客様の場合にのみ表示されます。
車両を選択しても送迎「不要」を選択しているお客様の場合は「ドライバー選択」が表示されません。

③送迎時間または集合時間を設定する

「選択」という文字をクリックすると、送迎時間・集合時間を設定する画面が表示されます。

④設定内容の変更

設定後は車両や集合場所、ドライバー、送迎・集合時間が表示され、鉛筆マークをクリックすると選択内容の変更が可能です。
車両やドライバーなどの選択肢は、チームなどと同様に「設定」で登録・変更が可能です。

「レンタル」画面でできること

「レンタル」画面でできることのイメージ

「レンタル」画面は、何かを編集・追加するのではなく、必要器材を確認するための画面です。
レンタル「必要」を選択しているゲストの情報だけが表示され、レンタルが不要なゲストの情報は表示されません。
ファンダイブ・講習の場合は、必要器材が選択されているため、希望内容の詳細が表示されます。
体験・シュノーケルはレンタル器材を選択する機会がないので空白が表示されています。

「乗船名簿」画面でできること

「乗船名簿」画面でできることのイメージ

「乗船名簿」画面は、何かを編集・追加するのではなく、船ごとの乗船状況を確認するための画面です。
「自社ボート」で登録しているチームだけが表示されます。
「自社ボート」は複数登録が可能なので、船ごとの名簿が表示できます。
乗船が不要なゲストの情報、乗り合いボートの情報は表示されません。

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