予約管理・顧客対応は基本的に一人で対応していました

予約の管理や受付、お客様への対応は、基本的に私が一人で行なっています。
これまで予約管理は自ショップ専用に開発したシステムを、ホームページ管理と合わせて同一の運営会社にお願いしていました。
機能の追加や変更もできたのですが、システム開発担当の方は、ダイビング業務に関する知識や経験がある人もいなかったので、現場からの要望がうまく伝わらないこともしばしばありました。
長い間利用していましたが、運営会社が別事業に注力することになり、システムやホームページ管理をお願いできる別の会社を探すことになりました。

ホームページを制作できる会社を探していました

使い慣れていたシステムやホームページから、新しいものに変更することに少し不安もありましたが、より良いものに変えるチャンスとも考えていました。
まずはホームページをリニューアルしたいと思い、サイト制作をお願いできる会社を探していました。
様々な会社を検討しているなかで、ビットノットさんの広告を目にし、ホームページ制作について問い合わせしました。
ダイビングショップ向けにホームページ制作やシステム開発を行っているということだったので、これから長期的な視点で相談できればと思い、OKABANの利用とホームページ制作の両方を依頼することを決めました。

重要なのは事務所じゃなくてもあらゆる対応ができること

予約の受け付け、台帳への入力、お客様へのメール返信や電話対応、あらゆることを一人で行っている私にとって、いつでもどこでも対応ができるということは、とても重要でした。
新規の予約が入ればメールで通知を受けられるので、スマホから最新の予約状況を確認し、外出中でも待ち時間などでお客様へ返信できるので助かっています。
また、自分だけでなく他のガイドスタッフも最新の予約情報をどこからでも確認できるので、ペーパーレスでタイムラグ無く情報共有ができる点もメリットだと感じています。

導入して一番良かったのは、
予約台帳への手入力を大きく省けたこと

もともと利用していた予約システムは、どんな予約経路の予約もすべて予約台帳に手入力する必要がありました。
OKABANでは、ホームページから予約フォームを利用して入った予約は、すべて自動で予約台帳に反映されるので、入力の手間がグッと減りました。
予約台帳への入力以外に、送迎に関する機能も便利で活用しています。
送迎時間の割り振りを決める時にも利用していますが、特に画面からワンタッチで電話を掛けられる機能のおかげで、お客様の連絡先を控えたりする必要がなく、忙しい朝のお迎え時に重宝しています。

集客UPに向けて、顧客名簿を増やしていきたい

顧客情報の管理に関しては、これまでは名簿を紙で作成したあと、エクセルに手入力を行っていたため、とても時間がかかっていました。
OKABANでは、予約情報からそのまま名簿を作成でき、チェックイン機能でお客様自身に名簿情報を更新してもらえるので、こちらで入力する手間なく名簿作成ができるのも嬉しい機能だと思います。
初期設定でインポートしてもらった顧客情報だけでなく、これから名簿情報をどんどん増やしていって、お客様の情報を今後の集客に活かしていけると良いなと考えています。