事務作業にスタッフの時間を使わせないような仕組みを作りたかったのでOKABANの導入を検討しました

OKABANは以前から知っていたのですがパパラギダイビングスクールは店舗数が多いことと、案内するコース数も多いことから利用は難しいなと当時は断念しました。しかし今回那覇店を出すにあたって複数ではなく1店舗の予約ならOKABANを使えるのではないかと店舗設立時に導入を検討しました。
なぜOKABANを導入したかったのかというと、なるべく事務作業にスタッフの時間を使わせない仕組みとして、インターネット上で予約を完結させたかったというのが狙いです。

OKABANはダイビングに特化していたので他システムのようにダイビングに当てはめる手間がありませんでした

今まで、他の予約システムを検討したこともありますが、「ダイビングに当てはめていかなくてはいけない」という点で、設定に手間がかかるため「やりたくないな」というのが正直な思いでした。その点、OKABANはダイビングに特化しているということだったので、まずはお試しで利用を始めました。試してみて感じたのは、「ダイビングに特化」というだけあってダイビングショップの業務が前提情報として既にあるため、導入に手間がかからないということ。
また、初期設定はビットノットさんが全部やってくれたのでとても楽でした。OKABANを導入する上で大変だったことは特になかったです。システムに対してアレルギーがない方だというのもありましたが、分からないことはビットノットさんに聞いていましたし、レスポンスも早かったです。

元々インストラクターだった方が開発したシステムなのでダイビングショップにピッタリの機能がたくさんあります

OKABANの説明を受けて、よくこれだけダイビングショップの業務に合わせたシステムを作れるものだとびっくりしました。ボートの上でオプションダイビングが追加されたらスマホを使ってその場で会計に追加できたり、「そんな細かいことまで誰が考えられるの？」と。よくよく聞いたら元々インストラクターをしていた方が考えられたシステムということで、なるほどなと納得したのを覚えています。
お試し期間中も、分からないことが出るたびにメールや電話をしましたが、お返事も非常に丁寧にいただきました。使い方ガイドにも設定の手順が全て書いてあり、システムが分からない人前提で作ってあるのはすごいなと思いました。

夜に入ってくる予約を次の営業日ではなく、その場で受けたかった。今はそれが叶えられる仕組みになっています

OKABANを導入して気づいたのは、お客様からの予約の多くは夜に入るということです。お客様が予約をするときは、他のショップと比較してから「この日に潜りたいです」と連絡をくださいます。通常、その連絡を見てスタッフが空き状況を確認してから返信をする、という流れのショップさんが多いと思います。この流れをパパラギ那覇店では変えて、その場で予約を確定したいと考えていました。店舗が閉まってからだとすぐに予約を受けることが難しい。でもOKABANをウェブページに設置しておけば、店舗から帰ってお風呂に入っている間にも予約が確定していて、予約枠の残席も自動で減っています。お陰で、お風呂上がりにOKABANから入った予約をメールで確認するのが一つの楽しみになっています（笑）。

顧客名簿で集客の施策が浮かんできたり、お客様へのアプローチのアイディアを思いつきます

OKABANの機能のひとつ、『顧客名簿』はお客様の写真や住所などの基本情報、過去の予約情報など、色々な情報を一覧することができます。蓄積した顧客情報を希望の項目で抽出しメール配信ができたり、集計分析機能で男女比が分かったりと、マーケティングの手助けもしてくれるので、集客の施策が浮かんできます。
また、顧客名簿はデータとして見ることもありますが、個人の情報を見ていても「今後この方にはこういうことをしてみよう」とアプローチのアイディアが浮かんできます。実際、那覇店の顧客名簿を見ていていると「那覇店でライセンスを取った後に、伊豆にも潜りに来てくれていたな」とリピーターとしてお客様が繋がっていくのを感じます。

関東にいるうちにスマホでスケジュールやお客様を確認し、那覇店での当日の仕事を想定することができます

パパラギ那覇店の営業は現在、関東からのスタッフが入れ替わりで行っています。スタッフが関東にいるうちにスマホでOKABANからスケジュールを見てチーム分けの確認ができたり、明日のお客様の情報を確認し、どのような方か確認することができるので当日のイメージが湧きます。関東に帰ってきた後も、お客様の情報を見てフォローがしやすいので便利です。那覇店に来るスタッフは、事前にブログ形式のパパラギ社内報に記載してある「OKABANの使い方」を確認して利用しています。新しく那覇店に来るスタッフと在籍中のスタッフは1週間ほど一緒に仕事をし、OKABANの使い方をはじめとした業務を引き継いでもらっています。

ダイビングショップにこれだけ特化していて、料金も安いシステムは他にありません

今後システムの導入を検討しているショップさんがあれば、システムに対して食わず嫌いをせずに切り替えることをおすすめします。月額費用は人件費で余裕で回収できますし、明日の名簿をプリントアウトしたり、送迎の順番を書いたりする作業の手間が減ります。これからショップを立ち上げる方も、やらなくて良いことに最初から時間を割かず、事務作業はシステムに任せて別のことに時間を使ったほうが良いです。海から帰ってきてから色々と考えようと思っても頭を切り替えるのが大変です。経理や予約管理の専属スタッフさんがいるショップさんもOKABANを導入することで大きく仕事は減ると思います。予約状況を見てスタッフが休日をもらいやすくなりますし、スタッフの健康にも貢献できますね。
私の知る限り、ダイビングにこれだけ特化しているのに、ここまで安い料金のシステムは見たことがありません。アップデートの回数も多いので、今後どのように進化していくのか楽しみです。OKABANにはまだ使いこなせていない機能もたくさんあるので、顧客名簿を利用した分析やメール配信は今後活用していきたいと思っています。

那覇店だけではなく全店に導入が進めば良いのにと思っています

【宮本】元々システム構築の仕事をしていましたので、OKABANのようなシステムへの抵抗はありませんでした。以前、個人的にOKABANの資料請求をしたことがあります。資料を見て、「手作業でしているこの作業がシステムでもっと楽になれば良いのに」と思っていた業務がOKABANの機能にあり、驚いたのを覚えています。那覇店に導入され、実際に利用してみましたが期待通りの機能でした。那覇店だけではなく全店に導入が進めば良いのにと思っています。

【栗原】パパラギ那覇店に来る前に、社内報でOKABANの説明を見てから実際に現場で使用するのですが、最初は戸惑いがありました。「どう使うのか」など、疑問が残りつつ実際に那覇に来てから利用を開始しましたが、実際に利用を始めるととても使いやすいシステムでした。システムが苦手な私でしたが、3週間ほどで慣れることができました。