手書きの予約管理を、より良い方法に変更したいと考えていました

もともと、予約管理は紙に書き込んで管理をしていました。
予約台帳には、お名前や連絡先だけでなく、宿泊先や必要なレンタル器材やサイズなども手書きで書き込みしていたので、例えば日程変更などがあった場合、すべて消して、変更になった日に一から書き直しを行うようなこともしばしばありました。
見やすさや使いやすさから長年同じスタイルで管理していましたが、手間がかかるだけでなく、ミスが起きる心配もあったので、何か良い方法はないかと模索していました。

石垣島にいてもオンラインでスムーズに導入できました

いろんな予約管理ツールを比較検討している時にOKABANのダイレクトメールが手元に届き、これなら使えるかもしれないと思い、まずは説明を聞いてみることにしました。
説明はオンラインで行なっていただけるので、石垣島にいながらも簡単に打ち合わせができて良かったです。
オンラインで見せていただいたシステムは、これまで比較していた予約管理と比較して、とても使いやすそうだと感じました。
説明会後に少し検討しましたが、なるべく早く始めたいと思い、申し込み・設定のサポートを受けました。

導入後さらに使いやすく改善してもらえ、助かっています

初期設定自体はむずかしいものではありませんでしたが、どうしたらより使いやすくなるだろうと、イメージしながら設定をすることをむずかしく感じました。
使っていくなかで、要望や意見をお伝えすることもしばしばありましたが、いつも快く対応してくださるので助かっています。
たとえば、予約台帳の表示で、ゲストが何日利用予定で、閲覧日が何日目にあたるのかなど、希望に合わせて表示項目を追加してもらえたこともあり、どんどん使い勝手が良くなっていると感じています。
まだ使いこなせていない機能もあるので、少しづつ取り入れて、今後の業務の改善に役立てたいと考えています。

業務と家事に追われ「時短」は重要な課題になっていました

OKABANの利用を開始して、予約フォームからの予約は自動で予約台帳に反映され、予約日の変更なども画面上で簡単にできるようになり、これまで業務にかかっていた時間をかなり短縮できるようになりました。
予約管理は基本的にわたしが一人で行っているのですが、お店の仕事と家事とに追われ、とにかく何に対しても「時短」が必要でした。
業務時間が短縮できれば、今までは手が回らなかった業務を行ったり、お家や子どもに必要な時間を捻出することもできるようになるので、とても助かってます。

今まで使っていた顧客管理ツールからデータを移行でき、顧客管理もしっかり引き継げました

システムを導入するに当たり、ネックになっていたのはこれまで行っていた「顧客管理」のデータを引き継げるかどうかでした。
OKABANの場合は、データをそのままインポートしてもらえたので、これまで来てくださったお客様の情報が全て入っている状態で利用開始できて良かったです。
顧客情報は各スタッフが時間を見つけてPCで入力する形でしたが、OKABAN導入により船での移動中などにスマホで入力したりできるので、ちょっとした空き時間を業務に活用できるようになりました。

私だけでなく、スタッフ全員が早く帰れるようになりました

OKABANを利用することに対して、正直わたし以外のスタッフは後ろ向きでした。
今までと違う業務を行うことで、慣れるまで勉強する時間が必要であったり、手間が増えてしまうことを心配していたんだと思います。
けれど、実際使い始めてみると、予約状況を確認できることで先々の予定を立てたり、サイズが確認できることでレンタル器材の準備がしやすくなったり、送迎に行くためにお客様情報を控えたりなど、あらゆる業務が簡素化され、全員が早く帰れるようになりました。
結果、導入してから半年以上経った今までにスタッフからマイナス意見が出ることなく利用を継続しています。