那覇と粟国島でリモートで
予約受付を行うことになりました

事務スタッフが那覇から粟国島に移住することになり、メールなどオンラインでできる問い合わせ対応は粟国でリモートで行ってもらい、電話対応は那覇にいるスタッフで対応していました。 予約管理は手書きだったので、粟国にいるスタッフがやりとりしてくれた情報を共有してもらって、那覇にいるスタッフが手書きする形で予約の管理をしていました。
これにより引き継ぎもれが心配され、もっと良い方法は無いかと考えていました。

情報共有が簡単になれば
多くのことを改善できる

OKABANの機能紹介サイトを見たとき、これなら那覇にいるスタッフと粟国にいるスタッフとが連携して、漏れなく予約管理ができるのでは無いかと思いました。
予約情報やレンタル器材を準備するための情報もまとまって確認できるので、予約管理以外にもスタッフの作業を簡素化し時間が生まれることも期待していました。
時間ができれば、スタッフが早く帰ることや、船内の清掃や当日お客様をお迎えするための準備時間を今まで以上にとり、顧客サービスを向上させたいと言う思いもありました。

作業の簡素化だけでなく、
顧客サービスの向上に

これまでは、お問い合わせをいただいても事務所に戻らないと返信できなかったり、明日の予約確認のお電話がつながらず、情報を持って帰ったりしていました。
OKABANを導入したことで、事務所にいなくても予約情報や顧客情報を確認できるようになり、どこにいてもお客様への対応が可能になりました。
すぐに返信できることで、お客様をお待たせせず、予約の獲得にもつながります。
さらに、スタッフ側の作業的にも「明日、事務所で確認してお客様に連絡しよう」など、考えたり、思い出したりする時間をなくすことが出来るので、連絡もれを防ぐ効果もありました。

レスポンスが早く、サポート体制に安心感がありました

OKABANを利用する中で、もっとこうしてほしいと言う要望がスタッフから上がりました。
その度に意見をまとめてビットノットさんに伝えると、いつもすぐ返事をくれました。
すぐに解決できることは電話やオンラインで症状などを伝えて相談し、時間がかかる改修なども行なった都度、報告をもらえました。
デジタルに苦手意識があるスタッフもいますが、丁寧に説明してもらえるので助かっています。

今後追加されるOTAサイト連携機能に期待しています！

体験ダイビングやマリンスポーツなどをメインに取り扱っているため、ご予約いただくお客様はご家族づれなど観光で来られる方が多いです。
そのため、OTAサイトを経由した予約が多く、繁忙期は予約の管理がより煩雑になります。
今後、OKABANではOTAサイトと連携した予約管理が可能になると言うことだったので、連携機能を活用してスタッフの業務負担を軽減させ、より手厚い顧客対応ができるようになったらいいなと考えています。