これまでの予約管理は全て紙に手書きで行なっていました

これまでの予約管理は、紙に手書きで行なっていました。
基本的にはオーナーが記入や修正を行い、スタッフが紙を閲覧する仕組みで管理していました。
予約日やメニュー、器材レンタルの情報まで全て同じ用紙に記入しており、シャープペンシルなどで記入し、何か変更があればその都度、書いて、消してを繰り返していました。
問合せがあればその都度、紙をめくって該当する日にちの予約情報を確認して、空き状況をお伝えしたり、予約をお受けしたりしていました。
何ヶ月か先の予約をお受けすることもあり、予約台帳はかなり厚みのあるものになっていました。

OKABAN導入で予約の手書きが無くなり、時間に余裕が生まれた

OKABANを知ったきっかけは、以前にwebサイトの管理をお願いしていた会社が、ダイビング専用の予約管理システムをリリースしたことを知らせてくれたことでした。
ちょうどGoToキャンペーンなどで予約の受付・管理が大変だったこともあり、利用してみることにしました。
OKABANを導入したことで、自身で予約情報を手書きをする必要がなくなり、単純にその業務にかかる時間が削減できました。
さらに、スマホで予約情報を確認できるようになったので、ショップにいなくても先の予約まで確認が簡単に確認でき、助かっています。

OKABAN導入で予約の手書きが無くなり、時間に余裕が生まれた

情報共有でスタッフに自主性や積極性が出てくるように

スタッフ間の情報共有が簡単になったことで、これまでショップで当日など、直近の予約しか見ていなかったスタッフたちが、声をかけなくても先の予約まで見て、自発的に準備などをはじめてくれるようになりました。
何かあればスマホで顧客情報が観れるので、送迎に行くスタッフも、ゲストの情報をメモする手間などが無くなりました。
間違いなくご案内できるように、お客様にお会いする直前にお名前を確認したり、連絡先や送迎時間の確認などにも活用しています。

情報共有でスタッフに自主性や積極性が出てくるように

顧客名簿でリピーターさんの予約受付が簡単になりました

顧客管理に関しては、これまで申込書は記入してもらったら綴って保管しているだけで、振り返る作業を行うことはほぼありませんでした。
リピーターさんの情報は、スタッフが頭に記憶しているだけで、何かに残しているということもなかったです。
OKABANでは、予約情報を顧客名簿として記録していくことができるので、特にリピーターさんの予約受付に活用できています。
今後は、顧客情報が記録されることで、例えば新しいスタッフが入った時に、リピーターさんの利用状況などを確認することもできるし、データを集客にも活かせたらいいなと考えています。

顧客名簿でリピーターさんの予約受付が簡単になりました

予約フォームの空き状況カレンダーで顧客サービスを向上

OKABANを導入したことで、スタッフ側の業務改善だけでなく、顧客サービスの向上にも繋がりました。
例えば、予約フォームに空き状況がカレンダー表示されるようになったことで、お客様も知りたい情報をいつでもすぐに調べられるようになり、予約のしやすさにも繋がったと感じています。
チェックイン機能を活用すれば、申込書を記入する手間をかけることもなくなるので、お客様にとっても、ご利用いただくメリットがありました。

予約フォームの空き状況カレンダーで顧客サービスを向上
kanchi

ショップ情報

Diving Station Kanchi(ダイビングステーションカンチ)

沖縄県宮古島市平良字西仲宗根2-5
https://www.kanchi32.com/