溜まっていく申し込み用紙は1〜2週間後にまとめてエクセルに記入し顧客名簿に。人の作業なので記入ミスもありました

OKABAN導入前は、予約をメッセージアプリか電話で受けていました。メッセージアプリで予約を受ける際はダイビングの準備に必要な最低限の情報を送ってもらい、当日申し込み用紙にその他の必要な情報を記載いただいていました。お客様から「予約申し込みの段階で書くよ」という声もあったのですが、予約時は準備に必要な情報以外はいらないと思っていたことと、情報を収集しても管理できる時間がないという理由でそのままの仕組みを利用していました。
朝はお客様の送迎で7時にはショップを出て、ダイビングが終わって帰ってくると20時という生活の中で、溜まって行く申し込み用紙を処理するのは難しく、1〜2週間経ってまとめてエクセルに情報を打ち込んでいました。人の作業なので記入ミスが発生することもありましたし、エクセルを見返すのも久しぶりにショップを訪れるお客様の情報を1ヶ月に1回見返すくらいで、常連の情報を見返すということはありませんでした。

メッセージアプリを利用しての予約受けは思ったように情報を収集できず、理想の予約フォームにはなりませんでした

電話での予約受けは、一方の携帯でお客様と電話のやり取りをしながら、もう一つの携帯にメモをして当日、申し込み用紙に記入いただいていました。ショップがオープンした時は電話だけで予約受けをしていたのですが、ダイビング中だと対応できず、かけ直しても「他のショップに予約入れてしまいました」ということがあったのでダイビング中も予約を受けられる手段としてメッセージアプリの利用を始めました。メッセージアプリで利用できる予約フォームを作成してみましたが、その通りにお客様に入力してもらえることも少なく、なかなか必要な情報を収集できないので理想の使い方にはなりませんでした。メッセージアプリからもらった情報に、住所の打ち間違いがあると当日の申込用紙で訂正してもらう必要があったので手間がかかっていました。また、お客様によって名前を漢字で送ってきたりカナで送ってきたりとそれぞれだったので、表記を揃えるのにも苦労していました。

メッセージアプリと電話での管理に限界を感じ、「ダイビングショップ専用」に惹かれOKABANを導入しました

お客様も増えてきて、メッセージアプリと電話での管理に限界を感じてきました。お客様の情報が自分の中で混乱してしまったり、エクセルデータが半分消えてしまったり。年賀状を出したらエクセルに打ち込んだ顧客名簿のうち住所が一つずれていて、半分くらい返ってきてしまったこともありました。予約は自分ではなくても受けられるので、良い予約サイトを探していましたが、名前、日時、人数を取得できるフォームがあってもそれではメッセージアプリと大差がなく導入まで至りませんでした。そんな時にOKABANを知り、「ダイビングショップ専用」に惹かれ導入を検討しました。

やろうと思えばできる作業をシステムに頼ることでグッと楽になり、費用対効果も十分です

OKABANは以前より気になっていましたが、自分のショップがシステムを有効利用できる規模感なのか分からなかったので、まずはトライアルから利用を始めました。OKABANを利用するにあたって、費用対効果が分からないという恐怖心がありました。やろうと思えばできる作業ですし、顧客管理や予約受けをシステムに頼ることでどれくらい楽になるのか分からない。その不安はトライアルで2ヶ月間試し、実際の動きが自分でも分かったのでクリアにすることができました。トライアルがなければOKABANの利用はしていなかったかもしれません。心配していた費用対効果もトライアル期間中に十分検証できて、1ヶ月にこれだけの金額でこんなにも楽になるならと導入を決めました。

顧客名簿を利用することでマンツーマンショップならではの手厚いサポートをより充実させることができています

一人ショップがOKABANを利用するメリットとして、顧客名簿が自動で連携されるので書き写す手間がない点と、備考欄にお客様のご要望などを書くので振り返りが簡単な点が良いです。ショップは基本マンツーマンなのでお客様がどのようなダイビングスタイルを求めてくれているのか備考に書いたメモを見て振り返ったりと、より手厚いサービスができるようになりました。常連さんには1ヶ月に3回来てくれる方もいて、「来たのは先週？今週？」と迷うこともあるのですが顧客名簿を見返すことですぐに情報が整理されます。
顧客名簿だけではなく、予約フォームも重宝しています。いつ空いていますか？という問い合わせもカレンダーで空いている日が表示されるので、自分で返信をする必要が無くなりました。30名を個別対応していたのが、パソコンがどうしても苦手な1-2名だけに個別対応が減り随分と楽になりました。今ではメッセージアプリから予約の問い合わせが来ても、予約フォームの場所を案内するだけなのでとてもスムーズです。

事務作業にかける時間が以前より月5日分減り、その分顧客満足度に直結する作業に時間をかけることができています

今では月のうち5日分は事務にかける時間が減りました。空いた時間はお客様に休憩中提供するお味噌汁の準備に時間を割いたり、ダイビング器材のメンテナンスをしたりとお客様の顧客満足度に直結する作業に時間をかけられています。これからOKABANの利用を検討しているショップさんは、費用以上の効果が絶対にあります。私みたいに「実際に触ってみないと分からない」という部分もあると思うのでまずはトライアルから試してみてください。お客様から「予約が楽になった」という声もいただくので、自分だけが楽になったのではなくお客様に還元できている部分もあります。私たちダイビングショップはサービス業なのでお客様に満足していただくことが一番、そのためにサービスを追求していきたいです。