ダイビング用の予約管理ができる
システムが
見つからず困っていました

これまで当店の予約管理の方法は、全ての予約情報をエクセルに入力し、直近2ヶ月の予約情報は一目で見れるようにホワイトボードに書き出していました。エクセルに入力し、そのうえホワイトボードに書き出すのに時間がかかり、さらに予約情報が変更になった場合の修正にも手間が掛かります。
予約をもっとカンタンに管理できる方法は無いかといろいろ探しましたが、ダイビングショップの複雑な予約内容に対応している予約フォームや予約管理のシステムを見つけることができず困っていました。

エクセルで顧客管理。
しかし入力する時間が取れなかった。

リピーターの多い当店では、ダイビング後のアフターフォローも重要な仕事です。
例えば、器材を販売したお客様に定期的なメンテンナンスのお知らせや、オープンウォーター講習を受けたお客様にアドバンス講習をお勧めすることも、お客様のダイビングライフを応援する大切なサービスです。
そのためには、顧客情報を管理し対象になるお客様をすぐに見つけられる仕組みが不可欠です。
今まで顧客名簿は、手書きの申込用紙からエクセルに入力して管理していました。しかし、現実には業務の多忙さに追われ、入力する時間をなかなか確保することができていませんでした。また、なんとか入力しようとしても文字が読みづらかったり、入力ミスをしてしまうこともありました。

OKABAN導入で予約情報と顧客名簿をデジタル連携して、
業務時間を大幅に減らすことができました

OKABANを利用してから、予約フォームからの予約が自動的に予約台帳に反映されるようになり、スタッフがエクセルに入力する手間が大幅に減りました。
予約フォームに入力してもらった情報をそのまま顧客名簿に反映できる点ので、紙の申込用紙からスタッフでタイピングする手間とミスが「0」なり、業務時間を削減しながら顧客情報のデジタル化を実現することができました。
さらに、電話でリピーターのお客様から予約を受けた際に、顧客情報を呼び出してカンタンに予約入力できるので、とっても助かっています。

最新情報の共有がオーバーブッキングの防止に繋がりました

最新の予約情報や顧客名簿を、ネット環境さえあればいつでもどこでも確認できるので、スタッフ全員が予約状況を把握しやすくなり、連絡もれやオーバーブッキングを無くすことにも繋がりました。
予約枠の設定ができるので、予約フォームから定員以上に受付けてしまうということもなくなりました。お客様もリアルタイムに空き状況を確認して予約ができるので、サービスの向上にもなっています。
スケジュールの共有ができることも良いですが、過去の情報の振り返りも簡単に行えるので、使い続けることでより大きなメリットになるのでは無いかと感じています。

リリース後も機能の改善を行なってくれた

OKABANのシステムがリリースされてすぐに利用を開始したので、その時点では「もっとここをこうして欲しい」という要望もありましたが、その都度改善を行なってもらえたので、使い勝手が良くなりました。
当店独自のシステムでは無いので、全ての希望を叶えてもらうのは難しいとは思いますが、他のダイビングショップに対しても良い機能であれば、機能の追加や改善を行なってもらえる点も助かりました。
まだ、画面の表示方法や会計機能など、改善してもらえるといいなと感じている箇所もあるので、今後さらに良くなってくれることを期待しています。

顧客サービスの向上と、スタッフの休日増加を両立

スタッフからも、「顧客情報をすぐ振り返れるので、お客様との会話のきっかけを作りやすい」という声や、「申込書のデジタル化で車内で書類記入をする必要が無くなった」という声などもあり、お客様へのサービスの向上にも繋がって良かったと思っています。

また、予約管理や顧客管理のための時間を削減して生まれた時間を、レンタル器材のメンテナンスなど他の業務に使ったり、スタッフの休みを増やしたりすることができています。