予約を自身でカレンダーアプリに登録し足りない情報はお客様と何度もやりとりしていました

OKABANを導入する前は、メールや予約フォームからの予約を自身でカレンダーアプリに登録していました。名前と連絡先、身長・体重・足のサイズだけを予約時に聞き、そこから何度もお客様と連絡を繰り返して必要な情報のやりとりをするのが大変でした。やりとりをアットホームで良いと言っていただけることもありましたが、ショップが成長するにつれてしっかりとした予約フォームがあった方がお客様に安心感を与えられるのではないか、という考えに変わりました。

カレンダーアプリはシンプルだけれども小さい手間が重なっていました

以前まで利用していたカレンダーアプリはなるべく動きが早くてシンプルなものを使いたいと思い選択しました。しかし、グループ単位で予約を登録していたので、お客様一人ひとりの情報を一目で見ることができず不便に感じていました。また、アプリ上でメニューごとに色分けを自分でしなくてはならなくて、小さいことですがそれも面倒に感じていました。
特に作業として時間がかかっていたのが、会計とレンタル器材の準備です。会計は現地精算なのか売掛なのかがわかりづらいことや、レンタル器材は旅行会社からのメールのどこに身長などの必要情報が記載されているのか分かりづらいことに時間がかかっていました。

きちんとしたショップだというのを示したいと思いOKABANの利用を決めました

そんな時にOKABANの「ダイビングインストラクターは働きすぎだ」という広告を見ました。どういうこと？と思い見てみると、実際そうだな、と。また、旅行会社からのメールや予約フォームからの予約をいちいちカレンダーに入力するのをスタッフが面倒に感じていたり、以前までいた事務担当のスタッフがいなくなり、そこに時間をかけるわけにはいかなくなったのに加え、きちんとしたショップだというのを示したいということでOKABANを使ってみようかなという流れになりました。

予約フォームに出す項目を選ぶことができるのでお客様が予約に進みやすいフォームになりました

OKABAN導入の良かった点として、ホームページに予約フォームが簡単に設置できるところが挙げられます。予約になるまでのお客様とのやりとりも増えてきて、電話やSNSで予約がきてもホームページに案内することでやりとりが完了できます。
また、ホームページに訪問したお客様が予約に進んだ時にしっかりとした予約フォームがあると、「ちゃんとしたお店なんだな」という安心感に繋げることができます。自作の予約フォームだと、必要事項がずらっと並んで入力する項目が多くなってしまいがちですが、OKABANは予約フォームに出す項目を選ぶことができるのですっきりとシンプルな見た目でお客様が予約確定に進みやすくなり、ショップとしても知りたい情報のみを知ることができます。
導入で大変だったのが設定です。しかし設定についてわからない部分は、オンラインや電話でビットノットさんにサポートしてもらいながらスタッフと一緒に作業をしました。設定が完了すると事務作業が随分と楽になるので、設定の努力が報われる思いです。

予約が自動で予約台帳に反映されるためカレンダーに移す細かい作業がなくなりました

予約をカレンダーアプリに移す作業がOKABANでは不要になり、予約フォームからの予約が自動で予約台帳に反映されるため細かい作業が無くなりました。グループで予約が入ってきても予約台帳には個別で予約が登録されるので一覧性があり予約を確認しやすいです。また、メニューごとに予約が色分けされるのでスタッフ間でのお客様の予約状況の確認も必要がなくなりました。
OKABANのチェックイン機能も活用しています。参加申込書などもお客様が書く手間や、プリントするのを忘れたりインクジェットもタダではないです。チェックインはスマホさえ持っていればお客様が着替える前にQRを読み取ってもらって申込書が完了するので便利です。

お客様の満足度を上げるのに顧客名簿は必需です

以前までお客様の情報は申込用紙のみでした。当初はリピーターを重視していなかったのですが、コロナ禍になりお客様も少なくなってきてメニューの単価を上げなくてはいけない。そうなったときに、お客様の満足度を上げるということも必要になってきます。それには顧客名簿が必需です。顧客名簿がOKABANで自動で作成されるようになって、お客様がいつ何のメニューで予約してきたのかがすぐ分かるようになり、記憶との擦り合わせも楽になりました。また、いざ「顧客リストが必要です」という状況にもすぐに対応することができます。

オフシーズン中に次の繁忙期に向けてOKABANシステムの準備を始めることをお薦めします

もしOKABANを検討しているショップがあれば、オフシーズン中に次の繁忙期に向けてシステムを作り上げていくべきです。予約フォームはきちんとしたお店だと思われる良い材料の一つになります。また、顧客名簿は顧客満足度の向上に繋げることができるだけではなく、対外的に名簿が必要になった際にすぐにリストを出すことができるのでBtoB的にも信頼のあるショップだと思ってもらうことができます。OKABANを利用していれば予約管理担当の事務スタッフを雇わなくて済むので人件費の削減にも役立ちます。業務を楽にするならOKABANの利用をお薦めします。