以前はカレンダーアプリと紙を利用し管理の二度手間が発生していました

OKABANを利用する以前は、予約管理のためにカレンダーアプリを使用していました。しかし、アプリでは名前と集合時間のみ確認可能で、予約の詳細が分からないという問題がありました。そのため、カレンダーアプリとは別に、日々のスケジュールを紙に書き、予約管理を行っていました。

特に土日や連休のスケジュールは紙に記載し、お客様が多い日は事前に準備を行っていましたが、予期せぬ多くの予約が発生すると、急な準備に追われることが多々ありました。

予約管理の流れとして、ホームページからの予約を受け、カレンダーアプリと紙に予約情報を反映させていましたが、これは二度手間となっていました。

OKABANを利用してから1日1時間は作業時間を減らせています

OKABANはスタッフが広告で見つけ、教えてくれました。OKABANを導入してから、直前に慌てて準備をする必要がなくなり、1日にかける作業時間が1時間減少しました。特に、チーム分けと顧客名簿の管理にかかる手間が大幅に削減された点が優れています。

OKABANには、頻繁に利用する「チーム分け」機能があります。
以前は、当日のチーム分けを紙に書いて管理していましたが、紙では変更をスタッフに迅速に共有することが難しかったです。
現在は、変更内容を全スタッフに即時共有でき、伝達の手間がなくなりました。

また、以前は予約のメールを私が全てチェックし、スケジュールを作成するため、管理ミスは全て私の責任でした。 しかし現在は、スタッフ全員で予約を確認できるため、ミスが減少し、私の精神的負担も軽減されています。

OKABANになってから時間をかけずに顧客情報を管理、利用できています

以前は17年間、同じソフトウェアを使用して顧客情報を管理していましたが、入力作業が追いついていない状況でした。
例えば、一年前の未入力の参加申込書が残っているなどし、いざというときに必要な情報を大量の紙の中から探し出す必要がありました。

しかし、OKABANの顧客名簿システムを導入してからは、情報が自動的に名簿に連携されるため、顧客情報が名簿にないという事態はなくなりました。 これにより、名簿管理が迅速かつ効率的に行えるようになりました。

加えて、名簿は以前担当したガイド、顧客のレンタルサイズ、ナイトロックスに関するデータなどを確認するのに非常に役立っています。 顧客の好みを以前担当したガイドから共有してもらい、それをチーム分けに反映させることで、より個別化されたサービスを提供できています。

今はOKABANひとつで準備から管理までできています

OKABANを導入して以来、以前利用していたカレンダーアプリや紙による管理は一切不要になりました。 OKABANを使用してレンタルなどの準備を行うため、今ではこのシステムがないと困る状況です。

以前は無料のシステムを使用していましたが、OKABANには月額料金が発生します。 しかし、この使用料に対しては特に抵抗を感じていません。 自分の業務にかける時間が1日に1時間削減されることを考えれば、むしろ費用対効果が高いと感じています。

予約管理に追われることがなくなったおかげで、以前は忙しさのために行けなかったファンダイビングへも、今では気軽に一人で出かけることができるようになりました。