海から帰って夕方くらいから翌日に向けた準備が始まります

我々のショップでは、前日の夕方から次の日に向けて準備が始まります。以前は、海からショップに帰ってきて夕方あたりから、予定表に送迎時間を書き、プリントアウトして、お客様の担当スタッフを振り分けるといった作業を行っていました。
予約が入ってきた順に予約表にお客様の情報を追加していくので、予約人数が多い時には見やすくするために予定表を一から書き直すこともありました。次の日の朝、プリントした予定表を持って送迎に向かいます。お客様に紙の参加申込書にサインしていただき、海へ。その後ショップに帰って予約フォームから予約が入っていたら予約台帳に書き写して…というのが以前までの事務作業の流れでした。

予約が多い日は予約表の作成に1時間以上費やしていました

予約表に予約フォームから入った予約やお客様情報を書き写す作業は、予約が4-5件入ってくるような多い日だと、1時間以上かかっていました。お客様の情報や予約日に間違いがないように確認しながらの作業だと当然時間がかかってしまいます。さらに連日予約がある場合、3-4ページの記載が必要だったので大変でした。
煩雑な事務作業の中でも工夫を凝らしました。外出先で予約の電話があった際、ショップに戻って予約台帳を見ないと予約を受けることができるか確認できませんでしたが、携帯で見ることができるカレンダーアプリを使用して人数やスタッフの割り振りを記載していました。しかし、予約台帳に情報を移す作業にカレンダーアプリに人数を移す作業がプラスされてしまい結局重複する作業が増えてしまいました。

OKABANを利用している知り合いから「楽になった」という話を聞き導入を決めました

ありがたいことにお客様の予約も増え、事務処理する量も膨大になってしまいました。船の空きがあるか、担当スタッフの割り振り、これらの状況からお客様の予約受けが可能か確認、お客様にご連絡、予約台帳とカレンダーアプリに書き写し、さらにお客様からの問い合わせに返答する作業も加えると、海から帰ってきて事務作業に3時間を費やすこともありました。
事務作業は、私ともう一人のスタッフが確認しながら行っていましたが、15時にショップに戻ってきて、一人はパソコンに付きっきりで18、19時、ということもありました。このままでは予約の把握が容易でないことと、作業がとにかく大変だというのでどうにか事務的な部分を簡単にしたいと思い、代替手段を探し始めました。この時、OKABANを使用している知り合いから「便利で楽になったよ」というのを聞き、導入を決めました。

ショップに戻らなくてもその場で携帯でお客様の情報を確認できるのでとても便利です

OKABANの機能の中で、予約台帳に予約内容が自動で反映される面と、デバイスに関係なく画面を見れる面に魅力を感じました。ショップではパソコンで確認し、外出先で問い合わせがあった際は携帯から全ての情報を確認できます。
例えば、慶良間のファンダイビングに予約が4名入っていて、その方々がどれくらいのレベルなのかがその場で確認することができます。初心者か上級者かによって問い合わせをいただいているお客様の予定が受けられるかどうかが変わってくるので、ショップに戻らなくてもその場でお客様の情報が分かるのはとても便利です。

帰りの船の中で作業を済ますことができるので大幅な時間の短縮が可能です

今では翌日の送迎時間なども帰りの船の中で調整しています。帰りの船の中でお客様にメールやLINEで連絡ができてしまうので、帰ってきてからの大幅な時間の短縮ができます。また、以前までは顧客名簿を作成しておらず、予約時にバグースの来店履歴があるかの情報を回答してもらうことしかしていませんでした。今はお客様の情報がOKABAN上に蓄積されていくので、今後リマーケティングに使用したいと思っています。
OKABAN導入後は、操作に慣れるまでが大変でしたが、それも毎日使って行くうちに2週間ほどで慣れました。また、ビットノットさんのサポートも分かりやすくて今後も何かあった時は頼りたいと思います。

事務作業にかける時間は半分になり、最近では18時前にはショップから帰っています

OKABANを導入してから、2-3日先の予約のチームや送迎車などある程度決めておくことができるようになったので前日に慌てなくても良くなりました。また、直前にお客様の予約が入っても台帳を書き直さなくても良いのですごく助かっています。事務作業にかける時間は半分くらいになりました。最近では18時前には帰っています。バグースのように、スタッフ2-3人でメニューを分けてお客様の対応しているショップさんにはすごくおすすめのサービスです。